原文：
towardsdatascience.com/how-to-talk-about-data-and-analysis-simply-03c0d0c56ad7
不久前，我几个月没打理的后院一片狼藉。破旧的椅子、散落的工具、遗忘的玩具和堆积如山的树叶使空间显得杂乱无章——到处都是垃圾。这让我感到不知所措，不知道从何开始。我站在那里想，可能需要整个周末，甚至可能需要专业人士的帮助才能整理好。但随后我拿起一把耙子，从一个小角落开始。一点一滴，东西开始各就各位。一个小时后，混乱不再显得那么令人畏惧。那一刻让我想起，当现实中只需要从小处着手，一步一步解决时，我们很容易过度思考一个问题。
数据与分析也是如此：它可能看起来像一片混乱，但一旦你将其分解并逐步解决，它就变得可管理了。
本篇文章包含哪些内容？
简化沟通一直是我面临的挑战。我专注于细节和细微差别，常常忽略了大局。虽然这在与数据专家讨论时可能很有用，但会成为一种偏见，尤其是在与高级利益相关者沟通时。
在这篇文章中，我将分享我的五步策略，以简化沟通并快速提高数据驱动的沟通能力。
难道故事讲述不是答案吗？
我最近读了一本名为《故事讲述或简单沟通》的书[1]。根据作者的说法，有两种类型的专业沟通。一种是故事讲述。其数据驱动的变体在当今非常流行。它涉及使用故事来传达信息和影响听众。第二种是简单沟通，直接、简单，侧重于清晰的事实。在这个框架下，这两种类型是不同的概念。然而，将它们结合起来也是可能的。例如，在展示洞察力时，一个人可以从一个轶事（故事讲述）开始，然后是事实（简单沟通），接着展示一些案例研究故事（故事讲述），然后是事实（简单沟通），以此类推。
我认为这种方法太复杂了。作为数据专业人士，我们的目标应该是清晰地展示洞察力，无论我们是否使用故事。此外，使用故事讲述并不意味着你一定会变得更加描述性，而减少事实性。我相信你仍然可以使用故事讲述，同时保持沟通简单易懂。
一个人能吸收多少…
…就信息吸收而言？并不多。
根据米勒认知定律，短期记忆通常能容纳大约七条信息，上下浮动两个[2]。这表明，当我们试图一次性展示超过七个想法时，我们可能会面临信息保留不良或误解的风险。
对于数据专家来说，挑战在于选择哪些想法需要优先考虑，尤其是当所有东西似乎都必不可少时。真正的任务是确定什么是必要的，以及如何排序和突出那些更关键的片段。
根据我个人的（且痛苦）经验，我们往往没有时间来制作复杂的演示文稿，将轶事和故事与事实交织在一起。制造悬念、使用崇高的技术词汇和多行句子都不是选择。我们需要直接切入要点，而且我们没有太多时间这样做。
我的简化沟通策略包括 5 个步骤：
步骤 1：确定关键点
步骤 2：结构化沟通
步骤 3：设计
步骤 4：简化
步骤 5：测试与裁剪
步骤 1. 确定关键点
我们现在知道规则：7 点限制。但如果我们觉得这个数字应该更大呢？我们如何选择那些重要并帮助我们推进项目的点？
了解你的受众以及他们需要了解的内容。
去年，我写了一篇关于在讲故事中上下文至关重要的作用的文章。一个关键要素是了解你的受众——他们是谁以及什么对他们来说最重要。
数据驱动故事讲述中上下文的力量
这意味着优先考虑对受众需求最相关的信息。对他们来说重要的点应该上升到你的关键信息列表的顶部。在商业环境中，这些优先事项通常围绕收入、利润、销售额、现金流、生产过程中的故障数量等。
根据对业务的重要性进行优先排序。
但如果我们所有的洞察都围绕一个单一指标，比如销售额或收入呢？在这种情况下，我们应该根据业务影响来优先排序它们。例如，关于最盈利或最畅销产品的洞察应该排在前面。在排名重要性时，还应考虑增长加速（或减速）等因素。以这种方式优先排序洞察确保我们专注于将为企业带来最大价值的事情。
一种有效的方法是利用战略分析工具，如BCG 矩阵[3]，它根据两个关键维度对公司产品进行分类：增长率和市场占有率。例如，被认定为“明星”产品（高增长，高市场占有率）代表着未来的盈利能力，而“金牛”产品（低增长，高市场占有率）对当前利润贡献显著。这些类别应该优先考虑，因为它们对公司长期成功的影响最大。相反，与“瘦狗”产品（低增长，低市场占有率）相关的更新，它们产生的利润或甚至亏损最小，可以被归入附录。这确保了注意力集中在为公司带来最大价值的产品上。
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**BCG 矩阵。**来源：作者图片。
确定你想要达到的最小目标
复习你的材料，并确定你希望通过展示数据或分析获得的核心信息或结果。与这一目标一致的关键点应首先呈现。这利用了“序列位置效应”[4]，该效应表明人们最能记住序列中的第一项和最后一项，而中间内容往往会被遗忘。
然而，根据我的经验，将关键信息留到最后是不明智的。相反，使用“最后”的位置来加强你已经强调的关键结论或洞察，确保你的观众在离开时对最重要的要点记忆犹新。
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**序列位置效应。**来源：作者图片。
将时间作为限制因素。
你所涵盖的主题应与可用时间紧密相关。在我的文章"如何与非数据人员谈论数据和数据分析？中，我介绍了一个用于确定演示文稿最佳幻灯片数量的公式。例如，这个公式建议在 20 分钟的时段内，包括标题和议程等技术幻灯片，最多使用七张幻灯片。添加总结或要点幻灯片后，你将剩下最多四张幻灯片用于你的关键点[5]。
考虑到可能出现的延误，如技术问题或等待来自其他会议的与会者，这个时间段可能会进一步缩短。如果话题可能引发争议，为讨论和提问分配额外的时间很重要。预测这些场景有助于你在规定时间内保持，同时确保你传达了一个清晰、专注的信息。
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**注意时间。**来源：作者图片。
第二步：构建你的沟通结构
演示文稿/幻灯片是唯一的选择吗？
不一定。一个有效的替代方案是所谓的“亚马逊 6 页报告”[6]。这种方法通过使用协作准备的文档（例如在 Google Docs 中创建的文档）来改变会议的进行方式。会议分为两部分：阅读文档和讨论。阅读期，会议的三分之一到一半时间，确保每个人都熟悉内容。协作功能允许在文档中直接提问和快速回应。讨论和决策随后进行。这种方法对于复杂或有争议的话题特别有用。一个有用的提示是在 Google Docs 中添加计时器来管理阅读时间。
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**Google Docs 中的计时器。**来源：作者截图。
根据故事的重要性顺序排列洞察/观点
当组织你的观点、论点或洞察的顺序时，你应该从最重要的或最强的开始。虽然按照时间顺序讲故事是一种自然倾向，但发展优先考虑最关键信息的习惯是至关重要的，然后是次要的细节。这种方法被称为“倒金字塔”，在新闻业中[7]被广泛使用。
虽然一些讲故事的人擅长制造悬念，但我的经验表明这可能不起作用。在商业中，清晰和影响力比创造紧张感更有价值。
在开始时明确告诉你的听众你需要他们做什么
一个强有力的方法是，通过清楚地陈述文档或会议的目标开始你的沟通，尤其是如果预期听众将做出决定。这种事先的清晰设定了期望，并有助于将他们的注意力引向支持或挑战该决定的信息。
此外，在开始时提供一个高级“执行”摘要可以非常有效。这个概述对一些人来说已经足够了，而对其他人来说，它将帮助他们关注最重要的领域。这将帮助你逻辑地构建沟通。它还将允许听众在演示过程中分心时重新定位。
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来源：作者在 ChatGPT 中生成的图像
一个想法 – 一个幻灯片（或段落）
我推荐的一个关键规则是限制每个幻灯片或段落上的不同点的数量。你越遵守这个原则，你的沟通就越容易被记住。如果你计划用于公开演讲，这个规则就更加关键。然而，如果材料是用于独立阅读的，比如所谓的幻灯片文档，你可以对这个指南更加灵活。那么，如何应用它呢？以下是如何构建你的演示的例子：
标题幻灯片
摘要幻灯片或行动幻灯片，包含 3-4 个需要解决的关键点
3-4 个幻灯片，每个幻灯片涵盖在总结幻灯片上之前已标记的一个主要点
结论或总结幻灯片。
第 3 步。设计
使用标题
标题在沟通中经常被低估，通常仅限于像“研究结果”或“明年销售预测”这样的技术术语。相反，标题应该传达关键信息，例如“研究揭示降低生产成本的机遇”或“预期没有 UX 改进将导致 20%的销售下降。””
这种方法提供了几个好处：
它允许在幻灯片或文档的最显眼部分突出关键信息。
它设定了明确的期望。
它通过提前提供有价值的见解来优化空间。
这个原则适用于幻灯片标题以及图表和表格等视觉元素，其中标题应反映从数据中得出的关键见解，甚至可以指导解释或解释潜在疑问。
使用两个维度
请比较这两张幻灯片：
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幻灯片 1：所有要点都以相同的方式呈现。观众必须自己判断什么重要，什么应该记住。来源：作者图片。
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幻灯片 2：关键点元素清晰，并形成简短、易于记忆的句子。来源：作者图片。
我认为第二张幻灯片的关键点更容易记住。这是因为主要结论被突出显示并从详细解释中分离出来：移动到第二维度。通过这次调整，观众可以保留重要信息，而你仍有空间进行更深入的描述。这是一个双赢的局面！
为您的幻灯片带来结构
另一个快速的设计改进是创建一个一致的格式来撰写您在幻灯片上的注释或结论。让我用另一个例子来演示这一点。在这里，幻灯片作者认为重要的元素（加粗字体）在句子中不一致地分散。通过使关键点的放置更有秩序和统一，您可以提高清晰度并改善幻灯片的整体流程。
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句子结构缺乏。来源：作者图片。
这是改进后的版本。关键信息现在位于每个要点的开头，并与其余文本分离。这种方法使内容更容易阅读，并有助于观众更有效地保留最重要的细节。
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结构使您的要点更容易阅读和记忆。来源：作者图片。
对齐和分布
快速简化并改进您的演示文稿的一个方法是与演示软件的“对齐”和“分布”功能熟悉（并成为朋友）。
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在 Microsoft PowerPoint 中对齐和分布功能。来源：作者截图。
当有人请我改进他们的演示文稿或文档时，将材料组织有序是我首先做的事情之一。确保所有元素在幻灯片上按比例分布并对齐，可以带来很大的差异。
查看一下下面的幻灯片。可能的借口是它是在匆忙中准备的。但使用它可能会带来比好处更多的伤害。首先，它看起来不专业。其次，即使是这么一点信息，当展示得不对称时，也会引起头痛，并阻止我们传达重要的事情。
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“不对称幻灯片”。来源：作者图片，基于[1]。
人们喜欢秩序、比例和对齐。即使是简单的设计，当按比例设计且元素对齐良好时，看起来也专业，更有说服力。一个有用的设计规则可以是“黄金矩形”，它有助于设计更令人愉悦的图像[8]。
因此，无需多言，让我们改进上面的幻灯片。我们不应拒绝使用软件提供的不同辅助工具：标尺、辅助线或自动箭头。
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中间步骤：使用不同的工具，如辅助线、标尺或自动箭头。来源：作者截图。
最终产品可能看起来像下面这样。它比例协调且对齐。尽管幻灯片中没有发生太多事情，但它更容易阅读和记忆。
<…/Images/1fb8df28478a564c1a01bdbbc0a1461c.png>
“对齐幻灯片”。来源：作者图片，基于[1]。
可视化
虽然这可能听起来很陈词滥调，但有效使用视觉元素至关重要。优先选择清晰直观的视觉表示，而不是密集的表格或复杂的描述。通过使用视觉表示，可以降低的主要风险是人们可能不会参与或记住信息，因此不会采取关键见解的行动。然而，你应该避免在单一图表中过度复杂化视觉表示，加入过多的指标和维度。相反，考虑将关键信息分布在三个或四个视觉元素中，以增强清晰度和影响力。
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随机可视化 😃。来源：作者在 ChatGPT 中生成的图片。
第 4 步。简化
在这一步，我们应该回顾我们在幻灯片或文档中构建信息的方式。从项目开始就强调简洁至关重要。哪些最佳实践可以促进更清晰和直接的沟通？
注意字体
有两种类型的字体：
适合演示文稿的字体
适合阅读的字体。
仔细看看 Medium.com 上的文章所使用的字体。它是一种衬线字体。衬线字体在字母或符号的较大笔画末端有规律地附有小线条或笔触。这些小线条被称为“衬线”。流行的衬线字体包括 Times New Roman、Georgia 或 Garamond。它们通常用于印刷和文档的正文字体，因为与无衬线字体相比，它们在长段落中更容易阅读。
现在，请看看我之前展示的幻灯片示例。我使用了各种无衬线字体。无衬线字体，也称为无衬线字体，具有干净、简单的线条。无衬线字体通常比衬线字体具有更现代和流畅的外观。流行的无衬线字体包括 Arial、Helvetica 或 Verdana。这些字体通常用于数字显示，如网站和应用，因为它们在屏幕上显示清晰，并且具有干净、易读的风格。
所以，一个简单的规则是：如果你写文档，使用衬线字体。如果你准备演示文稿，使用无衬线字体。
你还可以遵循一些其他的小规则。例如，在许多语言中有很多变音符号：附加到字母上的小元素。它们在许多语言中都很常见，包括重音符号（如重音、降重音和转音），塞夏尔、带音符号和元音符号。例如，在波兰语中，你会看到带有变音符号的字母，如“Ś”和“Ę”，每个都表示特定的发音。选择带有这种变音符号的字体非常重要，以避免下面显示的效果。
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错误的字体选择 – 没有变音元素。来源：作者图片。
最后，选择一个视觉上吸引人的字体是非常合理的。它可能会对你的演示文稿的接受度产生巨大影响。我个人的选择是 Inter 或 Lato 字体。它们既优雅又易读。这取决于个人品味，但我不会使用像 Arial 或 Calibri 这样陈腐的字体。
保持一致性
一个关键原则是在写作、列举和强调要点时保持一致性。如果你通常在幻灯片中使用短句，除非有必要改变，否则继续这种风格。同样，如果你使用项目符号列表，在整个文档中始终使用相同的符号。例如，如果你为所有列表使用破折号，但突然切换到星号，可能会让人质疑原因——这是否表示某个重要事项，或者这只是格式上的疏忽？此外，一旦你选择了一种方法来区分重要和次要信息，就要坚持下去。避免不必要的复杂或改进。
精确
版本 1. 看看 Medium 的字体。
版本 2. 看看 Medium.com 上文章所使用的字体。
现在，假设你从未听说过 Medium 作为一个博客平台。哪句话可能会引起疑问或误导？
简单写作
现在，事情变得复杂。根据我的经验，除非你在这一领域受过良好训练，或者有简单的沟通“天赋”，否则你还有许多工作要做。在我的文化中，我被教导如何写详尽的、长的句子，避免重复的词语等。现在，重新训练自己进行直接、简洁的沟通是困难的。这里的挑战是以尽可能简单的方式谈论复杂的事情，但又不过度简化。让我分享一些我关于如何应对这一问题的想法。
首先，让我们看看三个过度复杂的句子的例子。我是用 ChatGPT 生成的。
利用大数据和分析使企业能够最大化利用从大量数据集的复杂评估中得出的可操作见解，以推动战略决策过程，从而提高运营效率，并在各自的市场中培养竞争优势。
通过将高级预测分析集成到核心运营策略中，企业可以审查大量非结构化数据，揭示预示消费者偏好和市场动态变化的模式，从而显著降低与市场波动相关的潜在风险。
利用多方面的机器学习算法来剖析和解释复杂的数据结构，提高了预测结果准确性。这大大优化了资源分配，并在各个业务领域最大化了投资回报率。
好的。现在，让我们尝试简化它们。
使用大数据有助于公司做出更好的决策，改善运营，并通过理解大量信息来领先竞争对手。
通过使用高级分析，企业可以分析大量复杂数据，发现趋势，预测客户行为和市场条件的变化，降低风险。
机器学习让企业更好地预测结果，并改善他们使用资源和投资金钱的方式，使公司的不同部分受益。
我们如何实现这样的效果？
词越少越好。版本 1：如果你能用比原来打算的更少的词语来表达或书写某事，那就这么做。
版本 2：选择最简短的表达或书写方式。
版本 3：用最少的词语来表达或书写。
版本 4：使用更少的词语。
😊
消除不必要的词语。不必要的词语分为几个组，每个组都需要单独的关注。
Tic words：没有意义的词，例如：正好、正确地、几乎、一般地。
Fossils：陈腐的语言陈词滥调，例如亡羊补牢，犹未晚也或易如反掌。
鹦鹉学舌：相同意义的词放在一起：每一个个体、真实事实、突发危机和精选例子。
官员：难以表达，通常使用分词形式，例如：一封已寄出的信件，已提交的文件，已发生的费用。
过度使用的公司词汇：协同作用代替合作，委派代替分配。
长句：可以用更短的句子替换的长短语：因此（因此），由于（因为），如果（如果），等等。
垃圾词汇：描述显而易见的事物。我们都知道约翰·罗纳德·瑞 uel·托尔金是谁。他是《指环王》一书的作者.如果我们都知道，那么也许作者的姓名就足够了？
胆小鬼：减弱我们沟通能力的词汇。几乎，有时，也许，某种程度，或多或少，稍微。
冒险者：另一方面：众所周知，当然，显然，主要，不可或缺的。如果是这样，那么为什么还要提它？
手册：注意这一点以了解…；在本段中，我们将讨论…
混乱：所有过于复杂的句子。例如：所有超过 18 岁的人，除了那些超过 18 岁的人，都买了一张折扣票.相反，我们应该说：所有 18 岁以下的都买了一张折扣票。
消除不恰当的词汇：我并不是要无礼。我不想给你带来压力。我不想批评你。
消除空泛的形容词：稍微，大部分，稍微多一点/少一点…所有这些内容都必须去掉。如果你真的无法说出一个精确的数字，可以说“多于”或“少于”。
消除语言填充词：你知道，实际上，基本上，某种程度上[基于 1]。
LLMs are here to help
我上面提到的消除内容并不是一件容易的任务。但我们可以帮助自己。一个可行的方法是使用软件。一个好的例子是 Grammarly，它消除了上述许多复杂结构（也包括我在这篇文章中最初使用的那些）。
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Grammarly 建议消除不必要的词汇或短语。来源：作者截图。
你也可以考虑使用 ChatGPT 等 LLM 并寻求建议。这可能非常有意义，尤其是如果你正在准备用非母语进行交流。
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使用 ChatGPT 进行简化。来源：作者截图。
关于行话呢？
如果这个术语在你的公司（或你要向其展示的人）中是熟悉的并且经常使用，那么请随意使用。然而，如果有可能被误解或冒犯到某人，请避免使用。
第 5 步：测试与裁剪
最后的建议很简单：**至少两次或三次彻底审查你的文档或演示文稿。**在这些审查期间，识别并删除不贡献于你主要目标的内容。重要的是要接受，由于时间限制、压力或意外问题等限制，你可能无法涵盖你计划的所有内容。如果你遗漏了你打算提出的一个观点，记住——**你的观众永远不会知道它原本应该是你演示的一部分。**唯一知道的人是你。
我的常规做法是大声朗读我所写的内容。每次都效果很好。如果我能流畅地朗读我所写的内容，而不会经常停下来，那么它有可能对其他人也有效（即使从“简洁”的角度来看并不完美）。
坚定地删除任何不直接支持你主要目标的材料。如果某些细节似乎有必要但不是核心的，考虑将它们移至附录。这样，如果有人询问这些点，你将准备好在不打扰你演示的主要内容的情况下处理它们。专注于真正增加价值的内容，放弃其他部分。
结论
我写这篇帖子是为了分享我在数据展示复杂世界中简化沟通的见解。通过将压倒性的信息分解成可管理的部分，并将讲故事与直接的事实相结合，我已使我的方法更加清晰。通过这篇文章，我旨在为你提供策略和战术，以增强理解和吸引任何观众的注意力，重申简洁是有效沟通的支柱之一。
这篇帖子使用 Microsoft Word 起草，拼写和语法由 Grammarly 检查；我审查并调整了任何修改，以确保准确传达我的意图。所有其他 AI 的使用（图像和样本数据生成）都在文本中直接披露。
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参考文献
[1]Garlej Piotr,_S_torytelling or simple communication
[2]大英百科全书, George A. Miller
[3]Hayes Adam, 理解 BCG 增长份额矩阵及其使用方法
[4]Pilat Dan, Krastev Sekoul, 为什么我们更容易记住列表开头或结尾的项目？
[5]Szudejko Michal, 如何与非数据人员谈论数据和数据分析？
[6]有效的项目经理, 亚马逊 6 页备忘录：比 Powerpoint 更好吗？
[7]Purdue OWL, 倒金字塔结构
[8]Soegaard Mads,《黄金比例：形式与布局的原则
