很多企业主都有过这样的真实体验：
- 早上刚到办公室，仓库主管告诉你库存不足
- 中午业务员却反馈客户要的型号肯定有货
- 到了下午，客户已经催到第三次，而仓库和业务团队仍然各执一词
- 销售端和库存端的信息不一致，让你每天都像在玩猜谜
- 表面上看，企业在扩张，但内部的管理基础却变得越来越吃力
事实上，这些并不是企业自身能力不足，而是缺少一套能够把“进货—卖货—库存”串成闭环的底层能力：这套能力，就是进销存管理。
今天我就用一篇文章摊开讲透：进销存是啥？它能管什么？怎么选一套合适的进销存系统？
一、啥是“进销存”？一句话告诉你
进销存就是企业为了管好货、管好钱、管好业务，把采购、销售、库存这三件事整合在一起进行管理的一套系统。
说得更直白一点：
- 不管你从哪儿进货
- 不管你怎么卖、卖给谁
- 最终都要靠库存撑着业务跑
而进销存，就是帮你做到心里有数、账目清晰、库存不乱、钱不飞。
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二、进销存到底管什么？为什么所有做生意的人都需要进销存？
核心就三点：
- 采购怎么进来？采购订单、入库、退货、对账
- 销售怎么出去？销售订单、出库、发货、对账、回款
- 库存在哪里？实时数量、批次、库存预警、调拨、盘点
用它的原因特别简单：
不用，你就乱；用上，你就稳。往后看告诉你为什么。
1）采购功能：怎么让进货不掉链子，轻松掌控供应商和库存？
首先，进销存的采购功能，不是简单的帮你记订单，而是帮助企业让采购、业务、仓库三方都看到同一张单，
从什么时候买 → 怎么买 → 买回来怎么验 → 供应商是否靠谱，全流程可控。
采购不再救火，仓库不再混乱，老板也不再看一堆互相矛盾的数据发愁。
①采购订单管理
进销存系统可以清楚地记录每次采购的内容、数量、价格以及交货时间。
下单时系统里点一下就能提交，还能设置提醒，到了时间自动提示跟进。
甚至连采购订单都不用手工建，系统能根据库存不足自动生成采购单，真正做到提前补货。
②采购入库管理
进销存系统会根据实际到货的数量、质量进行自动核对，确保拿到的货物与订单一致，避免因为人为疏忽出现缺货或者多货。
③供应商管理
进销存系统还能管理各个供应商的信息，包括供应商的评价、交货记录、货品质量等。
能轻松找到最可靠的供应商，避免因选择错误而带来的采购麻烦。
2）销售功能：销售流程不再靠猜，数据来帮忙搞定一切！
很多企业的客户信息，全靠业务员自己记：微信聊天记录、名片、Excel、脑袋里…… 一旦业务员离职，老板立刻心里一紧：“客户会不会跟着走？”
进销存系统的销售功能，就是要把客户资源沉淀下来，不再让客户只属于某个业务员，而是属于企业。
①客户管理
进销存系统能够帮助管理所有客户信息，包括客户的基本资料、购买记录、付款记录等。
通过这些信息，能分析客户的购买习惯、付款历史，甚至还能做一些针对性的营销策略。
②销售订单管理
每个客户的订单都可以在进销存系统中登记，确保销售订单、库存、出库等信息准确无误。
进销存系统还能根据销售订单自动生成发货单，帮助仓库人员准确、快速地拣货和发货。
3）库存功能：库存不乱，钱也不会乱！
再来说说库存管理，它几乎是所有企业最头疼的一部分。库存过多会占用资金，库存不足又会影响销售，
平衡好库存是一门学问，而进销存系统正是用来解决这个问题的。
①库存盘点
盘点是仓库管理中的常规操作，传统的手工盘点往往容易出错，进销存系统可以通过扫码或者其他方式，帮你快速、准确地完成库存盘点。
②库存预警
进销存系统可以给每个商品设定最高库存和最低库存。一旦进货进太多或太少、超出了设定的合理范围，系统会第一时间提醒这样一来，也能避免“断货”的问题。
③库存调拨
当一个仓库的库存过多，而另一个仓库库存不足时，进销存系统能帮助你高效调拨库存，确保仓库之间的调拨信息实时同步，让库存管理不出差错。
三、进销存的本质价值：它到底帮你解决什么？什么样的企业最需要进销存？
如果你现在正在带团队、管生意，那我敢说一句，
只要你的企业出现了货、订单、人三者同时存在的场景，你基本就离不开进销存，
进销存系统的本质价值就是帮助你从混乱走向规范，从依赖人转向依赖数据。
它能解决的核心问题包括：
- 采购盲目：通过采购订单管理和供应商评估，帮助你理性采购，避免因选择错误导致的损失。
- 销售不准时：系统自动生成销售订单、发货单，保证销售流程的顺畅和准时。
- 库存管理混乱：通过实时监控、库存预警和盘点功能，确保库存数据准确，避免缺货或积压。
- 财务管理不清晰：通过进销存系统，你可以清晰掌握每一笔交易的成本和利润，避免资金流动混乱。
这时候很多老板会说：“我们规模也不大，好像不用系统也能凑合。”
但只要遇到下面三种情况之一，你就已经到了必须上进销存的时候——不然后面越做越累！
第一种是订单一多，团队立刻乱套的企业：有些公司平时看着挺稳，一旦订单多一点，马上就开始找货大战，业务说有货，仓库说没货，采购说已经在路上，客户催得比谁都急，一天下来效率特别低。
- 进销存系统可以把订单、库存、采购全部串起来，自动让大家对齐事实。
第二种是库存越积越多，但总觉得哪都缺货的企业。：有些公司明明仓库堆成小山，业务却一直说缺货， 这就说明你的库存不透明，自然也就搞不清钱压在哪、该补什么货、该清什么货。
- 进销存系统可以让库存实时可见，最直观地帮你降本增效。
第三种是团队越来越大，但管理完全靠经验的企业。：企业到一定规模后，业务线越来越多，流程越来越复杂，靠人记、靠经验，是扛不住增长的。
- 进销存的价值就是帮你把流程固化，把关键节点标准化，让团队不再依赖个人。
一句话总结，进销存不是规模大了才要做的事，而是你想增长，就必须提前打好的底子。越是想把生意做大做稳的老板，越应该越早上进销存。
四、进销存系统怎么选？
很多老板选进销存系统的时候，脑子里都会有一种错觉——“不就是个软件嘛？能复杂到哪去？”
结果上线没两个月，就开始四处骂人：员工说不好用、用不来、仓库天天报错账、财务说数据对不上......
进销存这种东西，只要选错一步，后面全是坑。
今天我给你三条最实际的建议：
- 真正重要的是能不能把你的核心业务链条跑通。行业版系统让你开箱即用，流程更贴合，团队上手更快。
- 考虑好预算，一个好系统是能帮你省成本、提效率的，而不是靠便宜吸引你，后面再各种收费。
- 一定要试用，三天试用比三个月调研更真实。
总而言之，进销存系统选型必须记住的一句话：
别急着上系统，先搞清楚自己的业务模式，再找能跟着业务走的系统。
最后进销存不是高大上的东西，它就是一套让生意更稳、更快、更赚钱的系统
你可以把它看成：
👉一个帮你把生意“看得清、算得准、管得住”的大脑
只要你在做生意，它就永远不会过时。
